1. MỤC ĐÍCH

1. Hiện trạng

• Hiện nay công tác quản lý lương và nhân sự vẫn đang theo mô hình phân tán, dẫn tới việc tổng hợp và trao đổi thông tin từ cấp trên tới chi tiết cấp cơ sở còn gặp nhiều rất nhiều khó khăn.

• Dẫn tới việc theo dõi, tổng hợp lương và nhân sự cũng gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt quá trình tăng lương, tăng phụ cấp, truy lĩnh, xây dựng dự toán cho những năm tiếp theo…

• Cấp lãnh đạo cũng không có được bức tranh tổng thể đối với vấn đề lương và nhân sự dẫn tới việc đưa ra quyết định tuyển dụng nhân sự, tăng lương, phụ cấp,… gặp nhiều vấn đề khó khăn làm cho Lượng và Chất đôi khi không được cân bằng.

• Ngoài ra xu thế hiện nay của Đất nước và thế giới đang theo công nghệ 4.0, chúng ta là những người thay đổi về giáo dục, một trong những ngành mũi nhọn của đất nước, vì vậy cần phải thay đổi và hòa nhập sao cho giảm tải thời gian trong công tác quản lý và điều hành.

2. Mục đích

        Từ những lý do nêu trên, phần mềm Tổng hợp biên chế và Lương cần được đưa vào sử dụng nhằm:

• Đáp ứng các vấn đề về công tác quản lý lương và nhân sự một cách tập trung, xuyên suốt từ cấp cơ sở lên cấp trên, giảm tải về thời gian thống kê và kiểm soát đối với lương và nhân sự. Tối ưu hóa tối đa các bước và đưa ra các cảnh báo phù hợp mọi lúc mọi nơi trong công tác quản lý lương và nhân sự.

• Đối với đơn vị sử dụng trực tiếp: theo dõi thông tin nhân sự, số lượng nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, chế độ thi đua khen thưởng, tổng hợp các bảng lương, các báo cáo lương theo quy định, quá trình thay đổi lương, phụ cấp, thuyên chuyển nội bộ, cũng như các cảnh báo liên quan tới lương như: cảnh báo đến hạn nâng lương, nâng lương trước hạn, nâng phụ cấp,v.v. Đơn vị có thể theo dõi chi tiết được lịch sử những thay đổi về từng nhân sự: quá trình bổ nhiệm, thông tin trúng cử, quá trình miễn nhiệm, quá trình khen thưởng,quá trình kỷ luật, quá trình đi nước ngoài, quản lý kiêm nhiệm. Hàng tháng, phần mềm có thể gửi chi tiết phiếu lương của từng nhân sự tới Email cá nhân của nhân sự đó. Đồng thời, đồng bộ dữ liệu trực tiếp và tức thì lên cơ quan tổng hợp cấp trên một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất.

• Đối với đơn vị tổng hợp: Tổng hợp được thông tin nhân sự , hợp đồng, lương, phụ cấp, bảo hiểm của tất cả đơn vị cấp dưới một cách nhanh chóng và đầy đủ, chính xác nhất. Ngoài ra, đơn vị tổng hợp còn quản lý chi tiết được quá trình diễn biến lương, diễn biến phụ cấp cũng như các khoản phúc lợi để bổ sung kinh phí các năm tiếp theo cho phù hợp với thực tiễn. Bên cạnh đó, mỗi khi cần báo cáo, đơn vị tổng hợp có thể in trực tiếp báo cáo từ phần mềm mà không cần chờ đơn vị gửi báo cáo. Hiện tại phần mềm đã tổng hợp một số báo cáo Tổng hợp về Lương phục vụ công tác quản lý được dễ dàng và thuận tiện.

• Hệ thống đưa ra các biểu đồ thống kê trực quan, đa chiều và linh động… Dựa trên những biểu đồ này cấp quản lý (tại đơn vị, tại các cấp quản lý khác…) sẽ có được bức tranh tổng thể và nhanh chóng.

• Ngoài ra, Phần mềm dễ dàng thay đổi và áp dụng chế độ tiền lương mới (dự kiến được ban hành năm 2021) một cách thống nhất, không gây thêm bất cứ khó khăn nào cho đơn vị sử dụng trực tiếp và đơn vị tổng hợp.

2. KHÁI QUÁT PHẦN MỀM

1. Tổng quan phần mềm

• Mô hình hệ thống

•  

  

     - Sơ đồ tóm tắt quy trình (theo quy tắc từ trên xuống dưới, từ trái sang phái)

• Phần mềm xây dựng theo mô hình tập trung được bảo mật, số liệu được tính toán tự động. Xây dựng và triển khai trên môi trường Internet, dữ liệu được đồng bộ trực tiếp về máy chủ, người dùng có thể khai thác chương trình tại cơ quan, tại nhà hay bất cứ đâu có kết nối internet.

• Ứng dụng tổng hợp, theo dõi lương và biên chế là giải pháp tổng thể được thiết kế và xây dựng áp dụng cho khối cơ quan Nhà nước.Giúp cho các cơ quan Nhà nước theo dõi quá trình biến đổi thông tin của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình công tác từ khi bắt đầu vào cơ quan cho đến khi nghỉ hưu.

• Hệ thống giúp các đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công sức, thuận tiện trọng việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán bộ công chức, viên chức.

• Hệ thống phần mềm có các chức năng phân quyền đến từng phòng, ban, CBCC, VC được phép xem, sửa, xóa… đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ.

• Phần mềm theo dõi một cách chặt chẽ và chi tiết quá trình diễn biến lương, thay đổi bảo hiểm, cũng như phiếu lương, bảng lương của từng người trong đơn vị. Ngoài ra, đơn vị có thể theo dõi một cách chi tiết tiền lương, số nhân sự của đơn vị, dự toán kinh phí lương,.... và các khoản liên quan tới lương chi tiết qua các Báo cáo một cách trực quan và rõ ràng.

  1. Đối với đơn vị sử dụng trực tiếp

       Các đơn vị có thể quản lý chi tiết từng :

• Tổ chức đơn vị: quản lý đa dạng mô hình tổ chức, quản lý sáp nhập, giải thể đơn vị, quản lý nhiều cấp trong cơ cấu tổ chức.

• Hồ sơ cán bộ công chức viên chức: danh sách nhân sự, hồ sơ lý lịch lao động, thông tin cá nhân, quản lý kinh nghiệm công tác, quản lý thông tin trình độ bằng cấp, thông tin đảng, đoàn, gia đình chính sách.

• Biến động lao động: lao động tăng mới, quy hoạch cán bộ bổ nhiệm, luân chuyển điều động, kiêm nhiệm biệt phái, gián đoạn thôi việc.

• Quản lý quá trình diễn biến lương: thông tin ngạch chức danh, hệ số, bậc lương, lịch sử thay đổi thông tin lương, cấp nhật thay đổi thông tin lương, cảnh báo nhân sự đến hạn nâng lương.

• Phụ cấp: quản lý danh mục phụ cấp, danh sách phụ cấp được hưởng của cán bộ, lịch sử thay đổi phụ cấp.

• Quản lý bảo hiểm: hồ sơ bảo hiểm, điều chỉnh quá trình tham gia bảo hiểm, quản lý nâng lương bảo hiểm cho 1 người hoặc nhiều người, quản lý thông tin gián đoạn, dừng đóng bảo hiểm.

• Quản lý chấm công : cung cấp nhiều phương án tổng hợp dự liệu chấm công, tổng hợp bảng chấm công theo từng tháng, đăng ký nghỉ cho từng cá nhân, v.v

• Quản lý lao động chi tiết các quá trình: Quá trình bổ nhiệm, thông tin trúng cử, quá trình miễn nhiệm, quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật, quá trình đi nước ngoài, thuyên chuyển nội bộ, quản lý kiêm nhiệm

• Quy hoạch cán bộ: Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, Quy hoạch cán bộ

• Giải quyết chế độ: Hưu trí/thôi việc, Bàn giao hồ sơ, v.v

• Quản lý đảng viên: Tổng hợp danh sách tất cả đảng viên, Tổ chức cơ sở Đảng, Quản lý huy hiệu Đảng, Kê khai tài sản.

• Kế hoạch tuyển dụng: Kế hoạch tuyển CB CCVC, Kết quả tuyển CB CCVC, Phân công công tác sau tuyển dụng.

• Quản lý bảng lương: Chi tiết từng chỉ tiêu của phiếu lương, gửi phiếu lương về Email từng tháng cho từng cá nhân.

• Đối với đơn vị tổng hợp

  • Hệ thống thiết kế hiển thị dữ liệu theo cấp cha,con . Cấp tổng hợp có thể nhìn thấy được tất cả dữ liệu của Đơn vị mình, đồng thời, quản lý được dữ liệu của các cấp thấp hơn , và chi tiết tới cấp thấp nhất.

  • Ngoài có những chức năng của đơn vị sử dụng trực tiếp, Đơn vị tổng hợp còn có một số đặc quyền khác:

+ Xem được tất cả thông tin của các cấp con về: Hồ sơ nhân sự, Quá trình thuyên chuyển nội bộ, Qúa trình khen thưởng, Quá trình kỷ luật, Quá trình nâng lương, nâng phụ cấp, Danh sách khen thưởng, Danh sách đăng ký nghỉ ,v.v

+ Ngoài ra, hệ thống còn hiển thị cảnh báo theo từng tháng của tất cả đơn vị cấp con : cảnh báo đến tuổi nghỉ hưu, cảnh báo nghỉ gián đoạn , cảnh báo tuổi đảng, cảnh báo đến hạn nâng lương , cảnh báo đến hạn bổ nhiệm lại, cảnh báo phụ cấp, cảnh báo danh hiệu khen thưởng, cảnh báo nâng lương trước hạn, cảnh báo đảng viên dự bị. Đồng thời hàng tháng hệ thống gửi Email tới từng đơn vị vào cập nhật dữ liệu theo những cảnh báo đã hiển thị

3. Báo cáo và biểu đồ

+ Biểu đồ: Phần mềm đưa ra một số biểu đồ thống kê nhanh theo: độ tuổi, giới tính, loại hợp đồng, trình độ đào tạo, loại nhân lực giúp người sử dụng thống kê được dữ liệu một cách nhanh chóng và kịp thời.

+Báo cáo: Phần mềm có rất nhiều báo cáo tổng hợp về Lương như: Báo cáo nhu cầu thực hiện kinh phí theo nghị định 38, Báo cáo tổng hợp chi trả lương phụ cấp, Báo cáo biên chế tiền lương, Báo cáo số lượng, chất lượng công chức viên chức.v.v phục vụ cho cấp đơn vị tổng hợp trực tiếp không cần chờ các đơn vị báo cáo

3. PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI VÀ ĐỀ XUẤT DỰ TOÁN
   1. Phương án triển khai:

• Hình thức triển khai:

+ Triển khai chi tiết đến từng đơn vị sử dụng ngân sách đã ký hợp đồng mua bán với công ty

• Phương thức triển khai:

+ Triền khai phần mềm: Mỗi đơn vị sử dụng được cấp 1 hoặc nhiều user cho người sử dụng trực tiếp, người sử dụng sẽ truy cập vào đường link trên Internet để đăng nhập vào chương trình và thực hiện các thao tác nghiệp vụ.

+ Chuyển đổi dữ liệu: Người sử dụng điền thông tin vào File Excel mẫu sau đấy gửi File về đội hỗ trợ của công ty, để được hỗ trợ Import thông tin vào chương trình.
         2.Gía phần mềm: